మీటింగ్ ఖర్చు కాలిక్యులేటర్ అంటే ఏమిటి?
మీటింగ్ ఖర్చు కాలిక్యులేటర్ అనేది సంస్థలు తమ మీటింగ్ల నిజమైన ఆర్థిక ప్రభావాన్ని అర్థం చేసుకోవడానికి సహాయపడే శక్తివంతమైన ఉత్పాదకత సాధనం. అన్ని హాజరయ్యేవారి సంయుక్త గంట రేట్లను మీటింగ్ వ్యవధి మరియు ఫ్రీక్వెన్సీతో గుణించడం ద్వారా, మీరు అదృశ్య ఖర్చును పరిమాణీకరించవచ్చు. ఈ కాలిక్యులేటర్ అబ్స్ట్రాక్ట్ "మీటింగ్లలో గడిపిన సమయాన్ని" కాంక్రీట్ ద్రవ్య గణాంకాలుగా మారుస్తుంది.
ఆధునిక కార్యస్థలాలు మీటింగ్లలో మునిగిపోతున్నాయి. అధ్యయనాలు సగటు వృత్తిపరుడు వారానికి 23 గంటలు మీటింగ్లలో గడుపుతారని చూపిస్తాయి, ఎగ్జిక్యూటివ్లు మరింత ఎక్కువ గడుపుతారు. కొన్ని మీటింగ్లు సహకారం, అమరిక మరియు నిర్ణయం తీసుకోవడానికి అవసరమైనవి అయినప్పటికీ, చాలా మీటింగ్లు అనవసరం, సరిగ్గా ప్రణాళిక చేయబడలేదు లేదా చాలా మంది పాల్గొనేవారిని కలిగి ఉన్నాయి.
మీటింగ్ ఖర్చులు ఎలా లెక్కించబడతాయి
మీటింగ్ ఖర్చులను లెక్కించడానికి ప్రాథమిక సూత్రం సూటిగా ఉంటుంది కానీ ఆచరణలో తరచుగా విస్మరించబడుతుంది:
మీటింగ్ ఖర్చు = (హాజరయ్యేవారి సంఖ్య) × (గంట రేటు) × (గంటల్లో వ్యవధి)
అయితే, మీటింగ్ల నిజమైన ఖర్చు ఈ ప్రాథమిక లెక్కింపు కంటే మించి ఉంటుంది. ఈ దాచిన కారకాలను పరిగణించండి:
- కాంటెక్స్ట్ స్విచింగ్ ఖర్చు: అంతరాయం తర్వాత పూర్తిగా దృష్టి కేంద్రీకరించడానికి సగటున 23 నిమిషాలు పడుతుంది. 1-గంట మీటింగ్కు, 30+ నిమిషాల తగ్గిన ఉత్పాదకతను జోడించండి
- తయారీ సమయం: నాణ్యమైన మీటింగ్లకు తయారీ అవసరం - పత్రాలు సమీక్షించడం, ప్రెజెంటేషన్లు తయారు చేయడం, డేటా సేకరించడం
- ఫాలో-అప్ పని: యాక్షన్ ఐటమ్స్, మీటింగ్ నోట్స్ మరియు మీటింగ్ తర్వాత చర్చలు అదనపు సమయాన్ని వినియోగిస్తాయి
- అవకాశ ఖర్చు: మీటింగ్లలో సమయం లోతైన పని, సృజనాత్మక పనులు లేదా వ్యూహాత్మక ఆలోచనలపై ఖర్చు చేయని సమయం
- క్యాలెండర్ విభజన: రోజంతా చెల్లాచెదురుగా ఉన్న మీటింగ్లు దృష్టి కేంద్రీకరించిన పని యొక్క సుదీర్ఘ బ్లాక్లను నిరోధిస్తాయి
మైక్రోసాఫ్ట్ మరియు హార్వర్డ్ బిజినెస్ స్కూల్ పరిశోధన ప్రకారం మీటింగ్ల మొత్తం ఖర్చు ఈ అన్ని కారకాలు పరిగణించినప్పుడు ప్రత్యక్ష జీతం ఖర్చులో 2-3 రెట్లు ఉంటుందని సూచిస్తుంది.
మీటింగ్ సంస్కృతి యొక్క నిజమైన ప్రభావం
మీటింగ్ ఓవర్లోడ్ ఆధునిక సంస్థలు ఎదుర్కొంటున్న అతిపెద్ద ఉత్పాదకత సవాళ్ళలో ఒకటిగా మారింది:
- US లో మాత్రమే అనుత్పాదక మీటింగ్లకు వార్షికంగా $37 బిలియన్లు నష్టం
- 71% సీనియర్ మేనేజర్లు మీటింగ్లను అనుత్పాదక మరియు అసమర్థంగా భావిస్తారు
- 65% మీటింగ్లు ఉద్యోగులు తమ వాస్తవ పనిని పూర్తి చేయకుండా నిరోధిస్తాయి
- 92% ఉద్యోగులు మీటింగ్లను ఖర్చుతో కూడిన మరియు అనుత్పాదకంగా భావిస్తారు
మీటింగ్ ఖర్చులను తగ్గించడానికి వ్యూహాలు
మీ మీటింగ్ ఖర్చులను అర్థం చేసుకున్న తర్వాత, వాటిని తగ్గించడానికి నిరూపితమైన వ్యూహాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
- 2-పిజ్జా నియమాన్ని అమలు చేయండి: జెఫ్ బెజోస్ ప్రసిద్ధంగా రెండు పిజ్జాలతో తినిపించగలిగినంత మంది హాజరయ్యేవారు కంటే ఎక్కువ మీటింగ్లో ఉండకూడదని చెప్పారు (గరిష్టంగా 6-8 మంది)
- 25/50 నిమిషాలకు డిఫాల్ట్ చేయండి: 30 లేదా 60-నిమిషాల మీటింగ్ల బదులు, 25 లేదా 50 నిమిషాలకు డిఫాల్ట్ చేయండి
- అజెండా అవసరం: అజెండా లేదు, మీటింగ్ లేదు. ఈ సాధారణ నియమం లెక్కలేనన్ని అనుత్పాదక సమావేశాలను తొలగిస్తుంది
- మీటింగ్-రహిత రోజులను నియమించండి: చాలా కంపెనీలు ఇప్పుడు మీటింగ్ లేని బుధవారాలు లేదా సమానమైన విధానాలను కలిగి ఉన్నాయి
- మొదట ఎసింక్ కమ్యూనికేషన్ ఉపయోగించండి: మీటింగ్ షెడ్యూల్ చేయడానికి ముందు అడగండి: ఇది ఇమెయిల్, స్లాక్ మెసేజ్ లేదా రికార్డ్ చేసిన వీడియో కావచ్చా?